パンデミック以降、テレワークが定着した現代において、映像と音声でリアルタイムに会話できるビデオチャットを活用する企業が増えています。ハイブリッドワークの広がりにより、社内外の円滑なコミュニケーション手段としてビデオチャットの重要性は高まっています。
業務効率化やコミュニケーション改善を目的としてビデオチャットの導入を検討する際には、メリットだけでなくデメリットも正しく把握することが重要です。
本記事では、企業の担当者向けに、ビデオチャットのメリット・デメリットに加え、自社に適したツールの選び方について分かりやすく解説します。
ビデオチャットとは?
ビデオチャットとは、インターネット回線を介して、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを用い、映像と音声でリアルタイムに会話できるサービスです。パンデミック以降、リモートワークが定着したことを背景に、ビデオチャット機能を備えた多様なツールやアプリがリリースされています。
映像と音声を併用することで、遠隔であっても対面に近いコミュニケーションが可能となり、画面共有による資料の提示や説明もスムーズに行えます。こうした点が、ビデオチャットやビデオ会議ツールの大きな特徴です。
ビジネスシーンでは、Web会議による業務効率化や、遠方のクライアントとの商談、社内外の打ち合わせなどに主に活用されています。また、コンタクトセンター対応の一環として、ビデオチャットを導入する企業も増えています。
ビデオチャットを含むおすすめのオンライン接客ツールについては、以下の記事で詳しく解説しています。
ビデオチャット活用によるメリット
ビジネスシーンでビデオチャットを活用すると、業務効率やコミュニケーション品質の向上といった複数のメリットがあります。ここでは、導入を検討するうえで押さえておきたい主な3つのメリットを解説します。
場所を選ばず利用できる
ビデオチャットはオンラインでやり取りを行うため、インターネット環境が整っていれば、物理的な距離に左右されずに利用できます。画面共有機能を活用することで、実際の商品を映し出しながら説明できるため、口頭だけでは分かりにくい質感や使用感も正確に伝えられます。パンフレットや資料を用いた細かな説明も可能です。
従来、遠方の顧客と十分なコミュニケーションを取るためには、電話対応や現地訪問が必要であり、移動時間やコストが発生していました。一方、ビデオチャットを活用すれば、自社にいながら丁寧なサポートや提案ができます。対応人数が十分なツールを選択すれば、複数人と同時に接続でき、大人数を集めたオンラインセミナーの開催にも役立ちます。
また、ビデオチャットはリモートワークにおいても有効なツールです。出社しなくても同僚や上司と円滑にコミュニケーションを取りながら業務を進められるため、多様な働き方の実現に寄与します。
移動時間を削減できる
従来のように、会議や商談のたびに現地に集まる方法では、移動時間や交通費といった間接コストが発生します。特に参加人数が増えるほど、移動に伴う交通費や人件費は増加します。一方、オンラインで完結できる会議や商談をビデオチャットに置き換えることで、現地に出向く必要がなくなり、移動に関する時間やコストを削減できます。
これまで移動に費やしていた時間を、資料作成や別の顧客との商談など、本来注力すべき業務に充てることができれば、企業全体の生産性向上が期待されます。
情報量の多いコミュニケーションが実現する
ビデオチャットを活用すると、映像・音声に加えて非言語情報（表情やジェスチャー）や資料共有が可能となり、多角的な情報を伝えられるコミュニケーションが実現します。画面共有機能を用いることで、相手の様子を確認しながら説明できるため、テキストのみのチャットや音声中心の電話と比べて、伝達できる情報量が増えます。
テキストや音声だけのやり取りでは、相手の状況や意図を細かく把握することが難しく、特に初対面や説明が複雑な場面では誤解を招くおそれがあります。一方、ビデオチャットであれば、雰囲気や感情といった情報も伝えられるうえ、資料や実際の商品を見せながら説明できるため、相手に安心感を与えやすくなります。
ビデオチャット活用によるデメリット
ビデオチャットは多くのメリットがある一方で、導入や運用にあたって注意すべきデメリットも存在します。導入を検討する際には、あらかじめデメリットを把握し、対策を講じることが重要です。
ここでは、ビデオチャット活用において押さえておきたい主な2つのデメリットを解説します。
ツールによっては費用がかかる
ビデオチャットツールはさまざまなメーカーから提供されており、無料で利用できるものもありますが、多機能なタイプや大人数での利用に対応したツールでは、有料プランの契約やライセンス費用が発生します。
ビジネスでビデオチャットを導入する際は、自社の利用頻度や利用人数を前提に、これまで会議や商談のために発生していた交通費や移動時間と、ビデオチャットにかかるコストを比較し、費用対効果を踏まえた検討が必要です。
また、無料ツールでは機能やセキュリティに制限がある場合があるため、安心して活用するには、有料であってもセキュリティや機能性を重視して選ぶことが重要です。訪問機会の多い企業では、有料ツールを導入しても、結果として交通費や出張費の削減につながる可能性があります。
顧客によっては抵抗を持つ場合がある
ビデオチャットは便利なツールである一方で、顧客によっては抵抗感を持つ場合があります。デジタルツールに苦手意識を持つ顧客や、対面でのやり取りを重視する顧客では、事前説明やサポートがない場合、ビデオチャットの利用に不安を感じやすい傾向があります。
こうした抵抗感を軽減するためには、まず無料体験を通じて使用感や顧客の反応を確認することが有効です。ビデオチャットへの参加方法や操作がシンプルで分かりやすければ、不安を感じる顧客でも利用しやすくなります。
また、導入時にはツールの使い方を丁寧にレクチャーすることが重要です。あわせて、導入後のサポート体制を整備しておくことで、トラブルや疑問が生じた場合にも速やかに対応でき、顧客の安心感や信頼感の向上につながります。
ビデオチャットを選ぶ二大ポイント
自社の業務内容や利用目的に合ったビデオチャットツールを選ぶことは、導入後の運用効果を高めるうえで重要です。ここでは、選定時に押さえておきたい2つのポイントを紹介します。
1.使用目的に応じて選ぶ
ビジネス利用においてビデオチャットツールを選定する際は、まず使用目的を明確にすることが重要です。主な使用目的は、会議、顧客対応、営業の3つに分類できます。
ビデオチャットツールは製品ごとに特化する分野が異なるため、使用目的に応じて必要な機能を備えたタイプを選ぶ必要があります。会議で利用する場合は、画面共有や資料の共同編集機能があると、情報共有や意思決定を円滑に進められます。
顧客対応に活用する場合は、アプリのインストールが不要で、スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできるツールが適しています。また、営業用途では、顧客情報の共有や商談内容を整理できるメモ機能などが備わっているツールを選ぶことで、商談をスムーズに進めやすくなります。
2.料金から選ぶ
ビデオチャットツールを選定する際は、料金が重要な判断基準となります。ツールには無料プランと有料プランがあり、自社の利用状況に応じて適切なものを選ぶ必要があります。
社内利用が中心で、接続人数や利用頻度が限られている場合は、無料で使えるシンプルなビデオチャットでも十分対応できる場合があります。一方、顧客とのコミュニケーションや大人数での利用を想定している場合は、通信品質や安定性が業務に直結するため、慎重な検討が必要です。
高い通信品質や管理機能を備えた多機能なビデオチャットツールは、一定の費用がかかる傾向にあります。そのため、無料体験やトライアルを活用して複数のツールを比較し、自社にとってコストパフォーマンスの高いツールを選ぶことが重要です。
まとめ
ビデオチャットは、遠隔であっても対面に近い形でやり取りができ、顧客対応や商談、会議などにおいて業務効率化やコミュニケーション品質の向上に寄与する有効なツールです。インターネット環境が整っていれば場所を問わず活用できるため、テレワークやハイブリッドワークを導入する際にも有効です。
一方で、ビデオチャットツールはさまざまなメーカーから提供されており、機能やコストに違いがある点には注意が必要です。継続的な運用を前提として自社にマッチするツールを選ぶためには、目的や予算を踏まえた検討が欠かせません。十分な検討を行わずに選ぶのではなく、事前に利用目的を整理したうえで、自社に適した機能を備えたツールを選定することが重要です。
