セールスパーソンやアポインターが社外の人間に架電する際に、適切な時間帯とは何時から何時なのか？意外と迷う事はあるかもしれません。ビジネスの常識として知っておかなければ、相手方に迷惑をかけたり、マナーを知らない奴とレッテルを張られる結果になってしまいます。本稿では、ビジネス電話におけるマナーの基本である、時間帯に関する一般的な知識をご紹介します。新入社員や改めてマナーを確認したい方も、幅広い方に参考にしていただければと思います。
ビジネス電話をかけるべきではない時間帯
日本企業における一般的な平均的な始業時間は8～9時の間とされています。そして通常労働時間の8時間と昼休憩の1時間を考慮すると、一般的な終業時間は17～18時となります。これがいわゆる日本企業における「定時」と呼ばれる時間帯です。最近では時差通勤やフレックスタイム制の導入なども数多くの企業が採用しておりますがあてはまらないケースもありますが、ビジネス電話をかける時間帯を知る上で、まずはこうした平均的な就業時間を念頭に入れておきましょう。次に、「ビジネス電話をかけるべきではない時間帯」を考えてみます。
＜ビジネス電話をかけるべきではない時間帯＞
- 始業前
- 始業開始30分以内(朝は慌ただしい可能性がある)
- 昼休憩中
- 終業30分前
- 終業後
それでは、各時間帯においてなぜビジネス電話をかけるべきではないのかを細かく確認していきましょう。
1.始業前
日本企業では朝早くに出社する方も多い事実があります。しかし、始業前の時間帯はその日の仕事の準備を進めたり、長い通勤時間から解放されて一息つくための時間でもあります。前日にきたメールなどをチェックする人も多いですし、通勤時間や前日に思いついたことなど忘れないうちにメールをだす方もいるでしょう。そのため相手方のことを考えれば始業前はビジネス電話をかけるべきではないでしょう。
2.始業開始30分以内
では、始業開始すればすぐに電話をかけていいかと言われればそれもまた違います。始業開始直後は朝礼やその日の簡単な打ち合わせが入っていたりと忙しい時間帯なので、一般的には始業開始から30分以内はビジネス電話をかけないのが良いかもしれません。この時間帯にビジネス電話をかけてしまうと相手方のスムーズなスタートを妨害する可能性があります。
3.昼休憩中
次に、昼休憩の時間帯もビジネス電話をかけるべきではありません。一般的には12～13時が昼休憩です。昼休憩は昼食を取るためだけの時間ではなく、仕事の合間でリフレッシュして午後の仕事をエネルギッシュに頑張るための充電時間でもあります。人によっては社外での食事に加えてカフェなどでくつろいでいる可能性もあります。そうした安らぎの時間にビジネス電話がかかってきたらどう思うでしょうか？また、昼休憩時にビジネス電話をかけても担当者までつながらない可能性が高いため、非効率であり控えるのが良いでしょう。
4.終業30分前
16時半～17時半の終業30分前は比較的電話がつながりやすい時間帯ではありますが、終業間際はやることが多いためビジネス電話は控えるべきです。次の日のための準備やその日の引き継ぎ、あるいはパソコンをシャットダウンして帰り支度を始めているかもしれません。相手方が慌ただしい時間帯にビジネス電話をかけても、用件がしっかりと伝わらない可能性が高いでしょう。
5.終業後
終業後は当然のことながらビジネス電話は控えましょう。職種によっては営業時間外の方が電話がつながりやすいことがありますが、それでも終業後はあくまで仕事の時間ではないため、遅くなればなるほど非常識に思われる可能性が高いと言えます。
ビジネス電話をかけるベストなタイミングとは？
上記の「ビジネス電話をかけるべきではない時間帯」を踏まえて考えると、ビジネス電話をかけても良い時間帯、ベストなタイミングが分かります。大まかには「始業後30分以降から昼休憩30分前」、「昼休憩後から終業1時間前まで」です。
「始業後30分以降から昼休憩30分前」では、すでに朝礼は終わり、ビジネスメールの確認等を済ませている可能性も高いことから比較的電話がつながりやすく、かつ相手方の迷惑になりづらい時間です。昼休憩30分前としているのは、昼休憩に入るギリギリにビジネス電話をかけてしまうと、用件によっては相手側の昼休憩時間を削ってしまう可能性があるからです。
次に「昼休憩後から終業1時間前まで」の時間帯では、昼休憩直後が比較的喜ばれます。なぜなら「さて、午後も頑張ろう」と100％仕事に集中するところであるため仕事の電話にも出やすいですし、まだ仕事が始まっていないため仕事を邪魔することがないというメリットがあります。
ただし、あくまで一般論ではありますので、業種や業態によっては適合しないケースもあるでしょう。
時間帯にかかわらずビジネス電話をかけなければいけない時は？
ビジネスでは時に緊急事態が発生するので、必ずしも前述した時間帯だけにビジネス電話をかければ良いわけではありません。上記の時間帯以外であっても緊急事態が発生した場合はやむを得ないとして電話するしかありません。
また、緊急性がさほど高くない用件については電話ではなくビジネスメールで連絡を入れておくというのも1つのマナーです。イレギュラーの情報だからといって時間帯に関係なくビジネス電話をかけるのではなく、常に相手方の視点に立って考えることが大切です。
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時間帯以外のビジネスマナーも忘れずに
いかがでしょうか？ビジネス電話では時間帯一つとっても相手方の視点に立つことで、常識がある・できるビジネスパーソンという印象を与えることができます。
また、上記で示した時間帯以外にもビジネス電話のマナーはいくつかあります。例えば「情報をまとめておく」ことも大切なマナーの一つです。ビジネス電話をかけた際に情報がちぐはぐな状態では、用件を伝えるのに多大な時間がかかってしまいます、相手に迷惑がかかってしまいます。そのため、伝えたい情報は事前にまとめておくことで用件を的確に伝えられるようにします。
また、マナーを守っていればいつどのようにビジネス電話をかけても良いわけではありません。一般的なマナーを基準にしながらケースバイケースで考え、常に相手方の視点に立ってビジネス電話をかけるべきタイミング等を決定していきましょう。
